Evenementen genereren veel data en contactmomenten die handmatig opvolgen bijna ondoenlijk maakt. AI kan de registratie, communicatie en opvolging automatiseren. Dit is hoe dat er in de praktijk uitzag.
Een B2B-organisatie organiseerde acht evenementen per jaar, elk met 150 tot 400 deelnemers. De registratie-, communicatie- en opvolgingsprocessen waren grotendeels handmatig: bevestigingsmails, herinneringen, post-event opvolging en het kwalificeren van leads uit de deelnemerslijst. Dat kostte het team twee volle weken per evenement.
Elk evenement genereerde tientallen contactmomenten per deelnemer: registratiebevestiging, praktische informatie, herinnering, aankomstbevestiging, post-event bedankmail, evaluatieformulier, follow-upmail met materiaal, en voor geïnteresseerde leads een persoonlijke opvolging.
Bij 300 deelnemers per evenement en acht evenementen per jaar zijn dat duizenden e-mails en contactmomenten die handmatig beheerd werden. De inconsistentie in timing en kwaliteit was merkbaar.
Het team implementeerde een geautomatiseerde evenementenworkflow in vier fasen.
Fase 1: Geautomatiseerde registratie en bevestiging Bij registratie werd automatisch een gepersonaliseerde bevestigingsmail verstuurd met praktische informatie, een agenda-uitnodiging en een QR-code voor check-in op de dag zelf. Geen handmatige actie vereist.
Fase 2: Geautomatiseerde pre-event communicatie Een automatische reeks berichten werd ingesteld: drie weken voor het evenement een inhoudelijk preview, één week voor het evenement praktische info, dag voor het evenement een laatste reminder. Elke mail was gepersonaliseerd op naam en registratiedetails.
Fase 3: Post-event workflow Binnen twee uur na afloop van het evenement werd automatisch een bedankmail verstuurd met een link naar de presentaties en het evaluatieformulier. Op basis van de ingevulde evaluaties werd automatisch een segmentatie gemaakt: tevreden deelnemers, neutrale deelnemers en deelnemers die verbeterpunten aangaven.
Fase 4: Leadkwalificatie en opvolging Deelnemers die het evaluatieformulier invulden met interesse in meer informatie of een gesprek, werden automatisch doorgestuurd naar het salesteam met een lead-score gebaseerd op hun registratiegegevens, aanwezigheid op de dag en evaluatieantwoorden.
Naast de werkstroomautomatisering werd AI ingezet voor twee specifieke taken.
Samenvatting van evaluatieresponsen: bij 300 deelnemers is het handmatig lezen van open antwoorden op evaluatieformulieren tijdrovend. AI vatte de meest genoemde thema's samen en identificeerde de belangrijkste verbeterpunten.
Gepersonaliseerde opvolgingsmails voor warme leads: voor deelnemers die interesse hadden getoond, genereerde AI een eerste concept voor een gepersonaliseerde opvolgingsmail op basis van hun registratiegegevens en de sessie(s) die ze hadden bijgewoond.
De QR-code check-in werkte technisch goed, maar een deel van de deelnemers had problemen met het scannen op de dag zelf. Een handmatige back-up procedure was nodig die niet geautomatiseerd kon worden.
De post-event AI-samenvattingen van evaluaties waren nuttig voor trends, maar misten de specifieke anekdotes en uitspraken die het meest waardevol zijn voor verbeteringen. Een combinatie van AI-samenvatting en handmatige review bleek noodzakelijk.
AI-ondersteunde evenementenautomatisering reduceert de operationele last aanzienlijk terwijl de consistentie en snelheid van communicatie verbetert. De meest directe winst zit in standaard communicatieworkflows; de meerwaarde van AI voor inhoudelijke analyse vraagt om menselijke aanvulling.
Mach8 helpt organisaties bij het automatiseren van evenementprocessen en lead-workflows. Bekijk onze AI-agents dienst of neem contact op.
Wij helpen je van strategie naar implementatie. Plan een vrijblijvend gesprek.
Plan een gesprek